Privacyverklaring en gebruikersvoorwaarden Tiptrack

 

1. INLEIDING

Tiptrack B.V. is een initiatief van de Algemene Werkgeversvereniging Nederland (hierna: AWVN) in samenwerking met Indicia Nederland B.V. AWVN is gevestigd aan de Bezuidenhoutseweg 12, 2594 AV te Den Haag. Tiptrack is bereikbaar via werkgeverslijn@awvn.nl en telefonisch via 070 850 86 05.

Tiptrack B.V. is ‘verantwoordelijke’ voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de Tiptrack-app en het daarbij behorende online platform (hierna gezamenlijk: Tiptrack).

Verantwoordelijke is degene die het doel van en de middelen voor het verwerken van persoonsgegevens vaststelt. Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar een persoon zijn te herleiden.

Als gebruiker van Tiptrack heb je recht op een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/3016/679/EU; hierna: de AVG). Tiptrack hanteert hoge eisen bij het waarborgen van jouw privacy. Met deze privacyverklaring informeert Tiptrack haar gebruikers over de wijze waarop Tiptrack persoonsgegevens verwerkt.

 

2. DOELEINDEN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

We verwerken jouw persoonsgegevens alleen voor zorgvuldig vastgestelde doelen. We ontvangen persoonsgegevens van je, omdat je gebruik wilt maken of al maakt van Tiptrack. De wet spreekt dan van gegevensverwerking die nodig is voor het voorbereiden of uitvoeren van een overeenkomst. Het komt erop neer dat je geen gebruik kan maken van Tiptrack als we deze gegevens niet van je verwerken. Jouw persoonsgegevens worden ook gebruikt, omdat wij marketingactiviteiten verrichten. In de wet wordt dit een verwerking vanwege gerechtvaardigde belangen genoemd. Hieronder vind je meer informatie over de verschillende doelen.

 

Dienstverlening en gebruik van Tiptrack (uitvoer van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b AVG)

Voorafgaand aan en bij het gebruik van Tiptrack verstrek je gegevens. Soms is het nodig om bij aanvang van de dienstverlening een e-mailadres van je werkgever te ontvangen voor het eerste contact. Ook is het mogelijk dat wij daarnaast persoonsgegevens verwerken die zijn gebaseerd op de persoonsgegevens die jij in Tiptrack invoert.

Tiptrack kan jou bijvoorbeeld, op je persoonlijke pagina, resultaten presenteren over jouw persoonlijke situatie met betrekking tot loopbaan en duurzame inzetbaarheid, en de resultaten aan jou presenteren binnen Tiptrack. Deze resultaten komen tot stand door antwoorden die jij geeft op stellingen of vragen over je de vijf thema’s van Tiptrack (werk, ontwikkeling, gezondheid, financiën, werk/privé-balans).

Tiptrack verwerkt persoonsgegevens ook om je inzicht te kunnen geven in je (duurzame) inzetbaarheid als werkende. Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt om je persoonlijke tips te kunnen geven waarmee jij je eigen inzetbaarheid als werkende kunt verbeteren.

Voor dit doel verwerkt Tiptrack de volgende persoonsgegevens:

  • voornaam;
  • achternaam;
  • geslacht;
  • e-mailadres*;
  • mobiele telefoonnummer**
  • geboortejaar;
  • functie;
  • opleidingsniveau;
  • bedrijfsnaam;
  • woonplaats;
  • resultaten uit tests, tools en loopbaaninstrumenten op alle vijf de thema’s in Tiptrack (werk, ontwikkeling, gezondheid, financiën, werk/privé-balans)***;
  • transacties in de webshop en in voorkomende gevallen de antwoorden op vragen in het kader van fiscaliteit.

* Dit gegeven is verplicht om toegang te krijgen tot Tiptrack, de rest is naar eigen keuze. Wordt dit verplichte gegeven niet vermeld, dan kan Tiptrack jouw aanmelding niet uitvoeren.

** Indien gebruik wordt gemaakt van multi-factor authenticatie (een dubbele toegangsbeveiliging) via SMS, dan zal het nummer worden opgeslagen van de mobiele telefoon waarmee je SMS bevestigingen wilt ontvangen.

*** Belangrijk: dit gaat ook over enkele waardevolle tests/vragenlijsten die wij van andere organisaties mogen gebruiken. Dit is vooral TNO (de semi-overheidsorganisatie voor Technisch Natuurkundig Onderzoek die ook veel onderzoek doet over werkomstandigheden en duurzame inzetbaarheid). De toestemming voor de verwerking van jouw antwoorden die we van je vragen, geldt ook voor TNO. Wij verzekeren je dat TNO jouw antwoorden niet tot jouw persoon kan herleiden, dus alleen statistisch onderzoek zal kunnen verrichten.

 

Indien je via Tiptrack gebruik maakt van de Tijdelijke subsidieregeling NL leert door met inzet van scholing subsidie, dan is Tiptrack wettelijk verplicht (artikel 6 lid 1 sub c AVG) een administratie bij te houden van de volgende gegevens:

  • burgerservicenummer deelnemer;
  • NAW-gegevens deelnemer;
  • e-mailadres deelnemer;
  • telefoonnummer deelnemer,
  • kopie ID bewijs (voor- en achterkant).welk(e) scholingstraject(en) dat de deelnemer gevolgd heeft;
  • datum van aanmelding inclusief een bewijsstuk van de aanmelding waaruit blijkt dat de deelnemer zich heeft aangemeld voor de scholing, zoals een logbestand of bevestigingsmail.
  • Welke scholing de deelnemer heeft gevolgd.
  • Welke opleider de scholing heeft uitgevoerd.
  • Een bevestiging vanuit de opleider aan de deelnemer dat de scholing kosteloos wordt aangeboden.
  • de datum van aanvang en afronding van het scholingstraject;
  • het bewijs van afronding van elke door de deelnemer afgeronde scholingsactiviteit;
  • voor scholing die valt onder categorieën B en C, als bedoeld in artikel 6, eerste lid, onderdelen b en c: data van contactmomenten die er zijn geweest tussen de opleider en de deelnemer, inclusief bewijsstukken van begeleiding en ondersteuning, zoals (e-mail)correspondentie.
Facturatie en financiële administratie (uitvoer van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b AVG)

We gebruiken een beperkt aantal persoonsgegevens ten behoeve van de facturatie en financiële administratie. De facturatie door aanbieders van opleidingen en diensten in de Tiptrack webshop moet op naam.

Jouw werkgever betaalt de factuur én moet voor de loonbelasting op individueel niveau aantonen dat aan de eisen wordt voldaan. Vanuit Tiptrack stellen wij de eis aan alle aanbieders (die zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn) dat deze gegevens alleen voor dit doel zal worden gebruikt, en alleen binnen de financiële administratie mag worden gebruikt. Met andere woorden, niemand anders binnen de organisatie van werkgever zal kennis mogen nemen van de facturatie.

Indien er sprake is van een ‘duurzame-inzetbaarheidsbudget’ dat wordt geadministreerd in Tiptrack, dan kan er periodiek een geautomatiseerde uitwisseling van budgetgegevens met de salarisadministratie van werkgever plaatsvinden waarbij de gegevens sterk gepseudonimiseerd zijn.

 

Analyses en inzicht voor jouw werkgever en onderzoek (uitvoer van de overeenkomst, artikel 6 lid 1 sub b AVG en gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG)

Tiptrack wordt gebruikt om jouw werkgever inzicht te geven in de algemene resultaten van de door zijn werknemers gebruikte diensten via Tiptrack. Dit gebeurt op basis van geanonimiseerde informatie met een minimale groepsgrootte van 30 mensen. Werkgevers zullen deze informatie slechts krijgen in de vorm van statistische overzichten. Je persoonsgegevens zijn voor werkgevers dus altijd geanonimiseerd en niet voor de werkgever herleidbaar tot individuele personen.

Persoonsgegevens worden ook geanonimiseerd gebruikt voor het in kaart brengen van duurzame inzetbaarheid van werkenden. Het zijn dan niet langer persoonsgegevens meer, omdat ze niet direct of indirect naar een persoon zijn te herleiden. Ook gebruiken wij deze algemene informatie voor algemeen statistisch of wetenschappelijk onderzoek naar de duurzame inzetbaarheid van werkenden. Wij zorgen ervoor dat bij dit onderzoek je gegevens zijn geanonimiseerd.

 

Marketing (gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG)

Als actieve gebruiker kan Tiptrack jouw naam en e-mailadres gebruiken om je relevante aanbiedingen te doen en op de hoogte te stellen van haar aanbod. Je kan je altijd afmelden voor dergelijke nieuwsbrieven of marketing e-mails door gebruik te maken van de opt-out.

 

3. JE RECHTEN

Jij hebt het recht om goed geïnformeerd te worden over wat wij met jouw gegevens doen en waarom we jouw gegevens nodig hebben. Dat doen we door middel van dit privacy statement. Naast het recht om transparant geïnformeerd te worden heb je de volgende rechten:

  • Recht op inzage (als je wilt weten welke gegevens we van jou verzamelen);
  • Recht op rectificatie (we passen graag alle gegevens aan die niet meer kloppen);
  • Recht om vergeten te worden (in sommige gevallen kan je ons vragen om jouw gegevens te verwijderen);
  • Recht op beperking van de verwerking (in sommige gevallen mag je ons vragen om het verwerken van jouw gegevens te beperken);
  • Recht op overdraagbaarheid van gegevens (als je wilt kunnen we jouw gegevens doorgeven aan een andere partij of jou een kopie van jouw gegevens geven);
  • Recht op bezwaar (in sommige gevallen mag je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens).

Wil je gebruik maken van een van jouw rechten, dan kan je contact met ons opnemen (zie de inleiding van dit privacy statement voor onze contactgegevens).

 

4. TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS EN DOORGIFTE HIERVAN

Tenzij je hiervoor apart toestemming geeft, verstrekt en/of verkoopt Tiptrack je persoonsgegevens niet aan derden. Enkele testen/vragenlijsten, zoals die van TNO (zie hierboven bij 4.1), die in Tiptrack beschikbaar zijn, zijn geanonimiseerd op statistisch niveau toegankelijk voor de eigenaar (zoals TNO).

Ten behoeve van het geven van opleidingen of verrichten van diensten en de facturatie, verstrekt Tiptrack een beperkt aantal gegevens door aan aanbieders van opleidingen en diensten in de Tiptrack webshop. Deze aanbieders zijn zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke.

Tiptrack mag verwerkers inschakelen bij het verwerken van persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring. Verwerker is een persoon of rechtspersoon die ten behoeve van een verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan haar rechtstreeks gezag onderworpen te zijn (denk hierbij vooral aan dienstverlenend bedrijf dat gegevensopslagcapaciteit ter beschikking stelt). Verwerkers zijn geen derden. De door Tiptrack ingeschakelde verwerkers verwerken persoonsgegevens enkel ten behoeve van Tiptrack en dus niet voor eigen doeleinden. Tiptrack sluit een verwerkingsovereenkomst met verwerkers om te waarborgen dat zij handelen overeenkomstig de AVG. Tiptrack houdt daarnaast toezicht op deze naleving door verwerkers.

De persoonsgegevens die je aan Tiptrack doorgeeft zijn niet doorzoekbaar voor zoekmachines.

Tiptrack en haar verwerkers verwerken jouw persoonsgegevens niet buiten Nederland.

 

5. BEWAARTERMIJNEN

Nadat je gebruiksrecht op Tiptrack is geëindigd zullen we jouw gegevens, zoals verbonden aan jouw account, na uiterlijk zes maanden vernietigen. Je krijgt wel de mogelijkheid om toestemming te geven om jouw gegevens langer te bewaren voor het geval je op een later moment weer gebruik gaat maken van Tiptrack. Je gegevens kunnen we daarnaast in geanonimiseerde vorm ook ná zes maanden na beëindiging van je gebruiksrecht bewaren voor statistische en wetenschappelijke onderzoeksdoeleinden naar duurzame inzetbaarheid van werkenden.

 

6. BEVEILIGING

Tiptrack en haar verwerkers treffen alle passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van Persoonsgegevens te voorkomen. Tiptrack en/of verwerker slaan je persoonsgegevens op op beveiligde servers in Nederland. De verwerker die hiervoor zorgdraagt, voldoet aan de beveiligingsnorm ISO27001 en aan NEN-7510.

 

7. KLACHTEN

Heb je een klacht over de wijze waarop Tiptrack jouw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan contact met ons op via de gegevens in artikel 1. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens te Den Haag.

 

8. TOEGANG EN GEBRUIK

8.1 Na activatie geeft jouw gebruikersnaam in combinatie met jouw wachtwoord je gedurende de gebruiksperiode onbeperkte toegang tot Tiptrack.

8.2 Je bent zelf verantwoordelijk voor het gebruik van gebruikersnaam en wachtwoord. Je dient alle passende zorgvuldigheidsmaatregelen te treffen om onbevoegd gebruik te verhinderen. Iedere onregelmatigheid met betrekking tot het gebruik van gebruikersnaam en/of wachtwoord dien je onmiddellijk te melden bij Tiptrack. Je vrijwaart Tiptrack en haar verwerkers voor alle nadelige gevolgen van het gebruik, bevoegd of onbevoegd, dat wordt gemaakt van gebruikersnaam en/of wachtwoord.

8.3 Tiptrack streeft naar voortdurende innovatie en optimalisatie van Tiptrack en haar diensten. Dat brengt periodieke upgrade en reguliere onderhoudswerkzaamheden met zich mee. Dat kan tijdelijke buitengebruikstellingen met zich brengen, maar Tiptrack zal deze uiteraard tot een minimum beperken en zich inspannen de eventuele storingen aan de technische infrastructuur zo snel mogelijk op te heffen. Wegens de aard van de middelen, kan Tiptrack echter geen garantie geven van ononderbroken dienstverlening.

8.4 Tiptrack is gerechtigd uit eigen beweging en zonder voorafgaande waarschuwing content van Tiptrack te verwijderen. Ook mag Tiptrack wanneer een gerechtvaardigd belang daartoe noodzaakt, de site en haar diensten geheel of gedeeltelijk stoppen.

8.5 Tiptrack mag jouw gebruiksrecht geheel of gedeeltelijk opschorten in het geval dat Tiptrack constateert dat een belang van meerdere of alle gebruikers en/of de bescherming van de technische infrastructuur en haar systemen in het geding is. In de meeste gevallen betekent ‘opschorting’ dat je tijdelijk geen gebruik mag maken van de voor jou afgeschermde ruimte in bijv. de webshop. Afhankelijk van de ernst van de situatie, is Tiptrack echter ook gerechtigd jou de toegang te ontzeggen tot de voor jou persoonlijk afgeschermde ruimte (indien als module opgenomen), dan wel je het recht van gebruik te ontnemen.

8.6 Het gebruiksrecht op Tiptrack eindigt in de volgende gevallen:

  1. door schriftelijk, daaronder begrepen elektronisch, bericht van jou, dat je niet langer gebruik wilt maken van de site en/ of de producten en diensten van Tiptrack;
  2. doordat je niet langer verbonden bent aan het bedrijf van jouw werkgever

8.7 Tiptrack mag jouw gebruiksrecht onmiddellijk beëindigen indien zij van mening is dat dit nodig is voor de bescherming van zichzelf, het systeem of de overige gebruikers. Ter gelegenheid van het (be)eindigen van een gebruiksrecht, wordt jouw account automatisch gedeactiveerd. Daardoor heb je vanaf dat moment geen toegang meer tot Tiptrack en de diensten van Tiptrack.

8.8 De totale aansprakelijkheid van Tiptrack zal beperkt blijven tot een vergoeding van directe schade en dan tot maximaal € 5.000,- (vijfduizend euro) per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

 

9. WIJZIGINGEN

Tiptrack kan deze privacyverklaring en gebruikersvoorwaarden wijzigen. Gebruikers zullen voorafgaand aan inhoudelijke wijzigingen op de hoogte worden gesteld, en zo nodig opnieuw om hun toestemming worden gevraagd.

 

Den Haag, januari 2021