Privacyverklaring en gebruikersvoorwaarden Tiptrack

  1. INLEIDING

1.1 Tiptrack B.V. is een initiatief van de Algemene Werkgeversvereniging Nederland (hierna: AWVN) in samenwerking met Indicia Nederland B.V. AWVN is gevestigd aan de Bezuidenhoutseweg 12, 2594 AV te Den Haag. Tiptrack is bereikbaar via werkgeverslijn@awvn.nl en telefonisch via 070 850 86 05.

1.2 Tiptrack B.V. is ‘verantwoordelijke’ voor de verwerking van persoonsgegevens binnen de Tiptrack-app en het daarbij behorende online platform (hierna gezamenlijk: Tiptrack).
Verantwoordelijke is degene die het doel van en de middelen voor het verwerken van persoonsgegevens vaststelt. Als gebruiker van Tiptrack heb je recht op een zorgvuldige omgang met jouw persoonsgegevens, in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening 2016/3016/679/EU; hierna: de AVG). Tiptrack hanteert hoge eisen bij het waarborgen van jouw privacy. Met deze privacyverklaring beoogt Tiptrack gebruikers informatie te verstrekken over de wijze waarop Tiptrack persoonsgegevens verwerkt.

  1. WIJZE VAN VERKRIJGEN EN BEWAARTERMIJNEN

2.1 Bij het gebruik van Tiptrack verstrek je gegevens. Dit kunnen persoonsgegevens zijn. Persoonsgegevens zijn gegevens die direct of indirect naar een persoon zijn te herleiden. Met Tiptrack verwerken wij alleen persoonsgegevens die jij aan ons verstrekt. Soms is het nodig om bij aanvang van de dienstverlening een e-mailadres van je werkgever te ontvangen voor het eerste contact. Ook is het mogelijk dat wij daarnaast persoonsgegevens verwerken die zijn gebaseerd op de persoonsgegevens die jij in Tiptrack invoert. Tiptrack kan jou bijvoorbeeld, op je persoonlijke pagina, resultaten presenteren over jouw persoonlijke situatie met betrekking tot loopbaan en duurzame inzetbaarheid, en de resultaten aan jou presenteren binnen Tiptrack. Deze resultaten komen tot stand door antwoorden die jij geeft op stellingen of vragen over je werk en loopbaanontwikkeling, je financiën en je gezondheid.

2.2 Nadat je gebruiksrecht op Tiptrack is geëindigd (zie hierover ook artikel 9.6 en 9.7), zullen we jouw gegevens zoals verbonden aan jouw account na uiterlijk zes maanden vernietigen. Je krijgt wel de mogelijkheid om toestemming te geven om jouw gegevens langer te bewaren voor het geval je op een later moment weer gebruik gaat maken van Tiptrack. Je gegevens kunnen we daarnaast in geanonimiseerde vorm ook ná zes maanden na beëindiging van je gebruiksrecht bewaren voor statistische en wetenschappelijke onderzoeksdoeleinden naar duurzame inzetbaarheid van werkenden.

  1. DOELEINDEN VERWERKING PERSOONSGEGEVENS

3.1 Tiptrack verwerkt persoonsgegevens ook om je inzicht te kunnen geven in je (duurzame) inzetbaarheid als werkende. Daarnaast worden persoonsgegevens verwerkt om je persoonlijke tips te kunnen geven waarmee jij je eigen inzetbaarheid als werkende kunt verbeteren.

3.2 Persoonsgegevens worden geanonimiseerd gebruikt voor het in kaart brengen van duurzame inzetbaarheid van werkenden. Een deel van de aldus verkregen gegenereerde informatie is zichtbaar voor andere gebruikers van Tiptrack in de vorm van statistische gegevens. Werkenden kunnen zichzelf in Tiptrack met deze informatie op verschillende aspecten vergelijken met andere werkenden. Ook gebruiken wij deze algemene informatie voor algemeen statistisch of wetenschappelijk onderzoek naar de duurzame inzetbaarheid van werkenden. Wij zorgen ervoor dat bij dit onderzoek je gegevens zijn geanonimiseerd.

3.3 Tiptrack kan ook worden gebruikt om je werkgever inzicht te geven in de algemene resultaten van de door zijn werknemers verstrekte informatie. Werkgevers zullen deze informatie slechts krijgen op organisatieniveau, alleen in de vorm van statistische overzichten. Je persoonsgegevens zijn voor werkgevers dus altijd geanonimiseerd en niet herleidbaar tot individuele personen. Uitzondering is de facturatie door aanbieders van opleidingen en diensten in de Tiptrack web shop. Die facturatie moet op naam. De werkgever betaalt de factuur én moet voor de Loonbelasting op individueel niveau aantonen dat aan de eisen wordt voldaan. Vanuit Tiptrack stellen wij de eis dat deze gegevens alleen voor deze doelen zullen worden gebruikt, en alleen binnen de financiële administratie zullen worden gebruikt. Met andere woorden, niemand anders binnen de organisatie van werkgever zal kennis mogen nemen van de facturatie.

Indien er sprake is van een ‘duurzame-inzetbaarheidsbudget’ dat wordt geadministreerd in Tiptrack, dan kan er periodiek een geautomatiseerde uitwisseling van budgetgegevens met de salarisadministratie van werkgever plaatsvinden waarbij de gegevens sterk gepseudonimiseerd zijn.

  1. PERSOONSGEGEVENS

4.1 Tiptrack verwerkt, alleen naar aanleiding van door jou ingevoerde gegevens, de volgende persoonsgegevens:

  1. voornaam;
  2. achternaam;
  3. gebruikersnaam op Tiptrack;
  4. geslacht;
  5. e-mailadres*;
  6. geboortejaar;
  7. functie;
  8. opleidingsniveau;
  9. werkstatus;
  10. bedrijfsnaam;
  11. woonplaats;
  12. gegevens over je oordeel over (het verloop van) je werkdagen;
  13. gegevens over mijlpalen in je carrière;
  14. gegevens over je werkgeluk en gezondheid. De gegevens over gezondheid kunnen bestaan uit informatie over je voedingspatroon, eventuele werkgerelateerde stress en je gevoel van fitheid;
  15. gegevens hoeveel inzicht je hebt in je financiële situatie en problemen/vragen die je m.b.t. je financiële situatie hebt;
  16. gegevens die je in je eventuele CV vermeldt;
  17. communicatie die je plaatst op forums;
  18. resultaten uit tests, tools en loopbaaninstrumenten**;
  19. bijlagen die je uploadt;
  20. transacties in de webshop en in voorkomende gevallen de antwoorden op vragen in het kader van fiscaliteit.

* Dit gegeven is verplicht om toegang te krijgen tot Tiptrack, de rest is naar eigen keuze. Wordt dit verplichte gegeven niet vermeld, dan kan Tiptrack jouw aanmelding niet uitvoeren.

** Belangrijk: dit gaat ook over enkele waardevolle tests/vragenlijsten die wij van andere organisaties mogen gebruiken. Dit is vooral TNO (de semi-overheidsorganisatie voor Technisch Natuurkundig Onderzoek die ook veel onderzoek doet over werkomstandigheden en duurzame inzetbaarheid). De toestemming voor de verwerking van jouw antwoorden die we van je vragen, geldt ook voor TNO. Wij verzekeren je dat TNO jouw antwoorden niet tot jouw persoon kan herleiden, dus alleen statistisch onderzoek zal kunnen verrichten.

4.2 Indien gebruik wordt gemaakt van multi-factor authenticatie (een dubbele toegangsbeveiliging) via SMS, dan zal het nummer worden opgeslagen van de mobiele telefoon waarmee je SMS bevestigingen wilt ontvangen.

  1. JE RECHTEN

Je kunt Tiptrack, via de in artikel 1.1 vermelde contactgegevens, bepaalde verzoeken doen ten aanzien van jouw persoonsgegevens. Je hebt de volgende mogelijkheden:

  1. Je hebt het recht jouw toestemming voor de verwerking van je persoonsgegevens in te trekken. Wanneer je dit doet, dan kan Tiptrack haar doelstelling zoals vermeld in artikel 3 voor een deel niet langer bewerkstelligen;
  2. Je hebt het recht inzage te vragen in jouw gegevens;
  3. Je hebt het recht op verbetering, aanvulling en verwijdering van je persoonsgegevens.
  4. Onder omstandigheden heb je recht om bezwaar te maken tegen de verwerking wegens redenen die zien op jouw specifieke situatie.

6. TOEGANG TOT PERSOONSGEGEVENS EN DOORGIFTE HIERVAN

6.1 Tenzij je hiervoor apart toestemming geeft, verstrekt en/of verkoopt Tiptrack je persoonsgegevens niet aan derden. Enkele testen/vragenlijsten, zoals die van TNO (zie hierboven bij 4.1), die in Tiptrack beschikbaar zijn, zijn geanonimiseerd op statistisch niveau toegankelijk voor de eigenaar (zoals TNO).

6.2 Tiptrack mag verwerkers inschakelen bij het verwerken van persoonsgegevens overeenkomstig deze privacyverklaring. Verwerker is een persoon of rechtspersoon die ten behoeve van een verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt, zonder aan haar rechtstreeks gezag onderworpen te zijn (denk hierbij vooral aan dienstverlenend bedrijf dat gegevensopslagcapaciteit ter beschikking stelt). Verwerkers zijn geen derden. De door Tiptrack ingeschakelde verwerkers verwerken persoonsgegevens enkel ten behoeve van Tiptrack en dus niet voor eigen doeleinden. Tiptrack sluit een verwerkingsovereenkomst met verwerkers om te waarborgen dat zij handelen overeenkomstig de AVG. Tiptrack houdt daarnaast toezicht op deze naleving door verwerkers.

6.3 De persoonsgegevens die je aan Tiptrack doorgeeft zijn niet doorzoekbaar voor zoekmachines.

6.4 Tiptrack en haar verwerkers verwerken jouw persoonsgegevens niet buiten Nederland.

  1. BEVEILIGING

Tiptrack en haar verwerkers treffen alle passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en verdere verwerking van Persoonsgegevens te voorkomen. Tiptrack en/of verwerker slaan je persoonsgegevens op op beveiligde servers in Nederland. De verwerker die hiervoor zorg draagt, voldoet aan de beveiligingsnorm ISO27001 en aan NEN-7510.

  1. KLACHTEN

Heb je een klacht over de wijze waarop Tiptrack jouw persoonsgegevens verwerkt? Neem dan contact met ons op via de gegevens in artikel 1.1.

  1. TOEGANG EN GEBRUIK

9.1 Na activatie geeft jouw gebruikersnaam in combinatie met jouw wachtwoord je gedurende de gebruiksperiode onbeperkte toegang tot Tiptrack.

9.2 Je bent zelf verantwoordelijk voor het gebruik van gebruikersnaam en wachtwoord. Je dient alle passende zorgvuldigheidsmaatregelen te treffen om onbevoegd gebruik te verhinderen. Iedere onregelmatigheid met betrekking tot het gebruik van gebruikersnaam en/of wachtwoord dien je onmiddellijk te melden bij Tiptrack. Je vrijwaart Tiptrack en haar verwerkers voor alle nadelige gevolgen van het gebruik, bevoegd of onbevoegd, dat wordt gemaakt van gebruikersnaam en/of wachtwoord.

9.3 Tiptrack streeft naar voortdurende innovatie en optimalisatie van Tiptrack en haar diensten. Dat brengt periodieke upgrade en reguliere onderhoudswerkzaamheden met zich mee. Dat kan tijdelijke buitengebruikstellingen met zich brengen, maar Tiptrack zal deze uiteraard tot een minimum beperken en zich inspannen de eventuele storingen aan de technische infrastructuur zo snel mogelijk op te heffen. Wegens de aard van de middelen, kan Tiptrack echter geen garantie geven van ononderbroken dienstverlening.

9.4 Tiptrack is gerechtigd uit eigen beweging en zonder voorafgaande waarschuwing content van Tiptrack te verwijderen. Ook mag Tiptrack wanneer een gerechtvaardigd belang daartoe noodzaakt, de site en haar diensten geheel of gedeeltelijk stoppen.

9.5 Tiptrack mag jouw gebruiksrecht geheel of gedeeltelijk opschorten in het geval dat Tiptrack constateert dat een belang van meerdere of alle gebruikers en/of de bescherming van de technische infrastructuur en haar systemen in het geding is. In de meeste gevallen betekent ‘opschorting’ dat je tijdelijk geen gebruik mag maken van de voor jou afgeschermde ruimte in bijv. de webshop. Afhankelijk van de ernst van de situatie, is Tiptrack echter ook gerechtigd jou de toegang te ontzeggen tot de voor jou persoonlijk afgeschermde ruimte (indien als module opgenomen), dan wel je het recht van gebruik te ontnemen.

9.6 Het gebruiksrecht op Tiptrack eindigt in de volgende gevallen:

  1. door schriftelijk, daaronder begrepen elektronisch, bericht van jou, dat je niet langer gebruik wilt maken van de site en/ of de producten en diensten van Tiptrack;
  2. doordat je niet langer verbonden bent aan het bedrijf van jouw werkgever

9.7 Tiptrack mag jouw gebruiksrecht onmiddellijk beëindigen indien zij van mening is dat dit nodig is voor de bescherming van zichzelf, het systeem of de overige gebruikers. Ter gelegenheid van het (be)eindigen van een gebruiksrecht, wordt jouw account automatisch gedeactiveerd. Daardoor heb je vanaf dat moment geen toegang meer tot Tiptrack en de diensten van Tiptrack.

9.8 De totale aansprakelijkheid van Tiptrack zal beperkt blijven tot een vergoeding van directe schade en dan tot maximaal € 5.000,- (vijfduizend euro) per gebeurtenis, waarbij een reeks van samenhangende gebeurtenissen geldt als één gebeurtenis.

  1. WIJZIGINGEN

Tiptrack kan deze privacyverklaring en gebruikersvoorwaarden wijzigen. Gebruikers zullen voorafgaand aan inhoudelijke wijzigingen op de hoogte worden gesteld, en zo nodig opnieuw om hun toestemming worden gevraagd.

Den Haag, september 2019